Cómo utilizar las herramientas de IA para mejorar la comunicación de su empresa

Cómo utilizar las herramientas de IA para mejorar su comunicación empresarial
Foto de Tara Winstead de Pexels

En 2021, la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) son tecnologías maduras y fiables. De hecho, están presentes en muchos aspectos de nuestra vida cotidiana: desde el desbloqueo del teléfono con reconocimiento facial hasta el algoritmo de recomendación de Amazon.

También en los negocios, la IA tiene innumerables aplicaciones, especialmente cuando se trata de hacer que los procesos funcionen de forma más fluida y eficiente. El potencial es especialmente grande cuando se trata de la comunicación.

Hay un número impresionante de herramientas de IA disponibles en las modernas Comunicaciones unificadas que centralizan una enorme variedad de canales de comunicación empresarial, desde las videollamadas hasta el chat. He aquí algunas de las más útiles.

Deja que la IA se encargue de las conversaciones rutinarias

En primer lugar, los algoritmos de IA de procesamiento del lenguaje natural (PNL) pueden analizar el significado del habla humana y de los textos escritos. También pueden responder del mismo modo.

Por lo tanto, la IA puede encargarse de una gama cada vez mayor de tareas rutinarias de comunicación.

Un ejemplo muy conocido son los bots de chat de autoservicio para clientes, que gestionan fácilmente cuestiones como las solicitudes de reembolso, programación de citaso el seguimiento de los pedidos.

También son útiles los sistemas de respuesta vocal interactiva (IVR), que permiten a las personas que llaman indicar su propósito con sus propias palabras. A continuación, el sistema les dirige automáticamente, en lugar de obligarles a marcar a través de un menú de opciones.

En general, la IA puede encargarse de un gran número de tareas comunes, aumentando la satisfacción del cliente con un servicio rápido y permanente. Mientras tanto, permiten a sus agentes centrarse en cuestiones más difíciles.

Aprovechar la PNL para la documentación

A continuación, la IA también es capaz de eliminar grandes cantidades de trabajo de documentación de los hombros de su equipo.

Por ejemplo, las herramientas de PNL pueden generar automáticamente transcripciones de las conversaciones con los clientes. Estas pueden guardarse para futuras consultas y almacenarse en los servidores de la empresa o en sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) basados en la nube. Si un cliente llama más tarde para hacer un seguimiento de un problema, los miembros de su equipo pueden consultar la información anterior.

Del mismo modo, la IA puede transcribir las reuniones con los miembros del equipo y los socios comerciales, creando una base para un proceso de toma de decisiones más informado. En muchos casos, las herramientas generan resúmenes de las transcripciones de las reuniones automáticamente. En lugar de tener que leer varias páginas, tu equipo puede obtener lo esencial del asunto en unas pocas líneas o viñetas.

Obtenga información valiosa a través de la analítica

Por último, la IA también le permite beneficiarse de valiosos conocimientos sobre clientes, procesos y estadísticas. La IA y el ML no tienen parangón a la hora de reconocer patrones, y pueden desenterrarlos en cantidades asombrosas de datos en bruto, trabajos que a los agentes humanos les llevaría años.

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Por ejemplo, puede generar automáticamente informes sobre el comportamiento de las llamadas de los clientes, ya sea de individuos o de segmentos demográficos enteros. Es posible obtener información sobre problemas comunes, características de tiempo y satisfacción general tras las interacciones con los agentes.

Lo mismo ocurre con el chat, el correo electrónico y la comunicación en las redes sociales. En última instancia, esto permite a su empresa afinar su comunicación y maximizar la satisfacción del cliente.

Del mismo modo, los jefes de equipo pueden analizar mejor el rendimiento de sus agentes. Una IA puede poner de manifiesto, por ejemplo, si un agente tiende a tener dificultades con un tipo concreto de conversación con el cliente, o si su productividad ha disminuido bruscamente. En consecuencia, su superior puede hacer un seguimiento y ofrecer asistencia.